Technologue.id, Jakarta - Bekerja jarak jauh adalah konsep yang sudah tidak asing bagi tenaga kerja modern dan tentunya tidak tercipta karena pandemi yang saat ini sedang melanda seluruh dunia dan memaksa berbagai organisasi mengubah nyaris semua kegiatan operasional mereka menjadi aktivitas jarak jauh untuk mengurangi resiko transmisi virus.

Kondisi ini juga terjadi di Indonesia. Begitu pemerintah mengumumkan pandemi ini sebagai status darurat kesehatan masyarakat pada tanggal 31 Maret 2020, sebagian besar bisnis, terutama yang berlokasi di ibukota DKI Jakarta, terpaksa menerapkan moda bekerja jarak jauh nyaris dalam waktu hanya semalam. Selain itu, riset terbaru dari Kantar menunjukkan 87% responden menyatakan bahwa mereka tidak terburu-buru untuk kembali ke kantor.

Tahun 2009, Dell Technologies meluncurkan program Connected Workplace yang memberikan kebebasan kepada karyawan untuk memilih gaya bekerja terbaik yang bisa menyeimbangkan komitmen profesional dan pribadi mereka. Seiring berjalannya waktu, program ini menjadi komponen penting dalam budaya kerja Dell, dan kami belajar tentang menciptakan lingkungan kerja yang mobile, kolaboratif, dan fleksibel. Bagi kami, bekerja itu tentang hasil, tidak tergantung pada waktu atau tempat tertentu.

Dengan pengalaman mengelola 65% tim global Dell bekerja jarak jauh sesuai kapasitas mereka, berikut adalah 12 tips dari pengalaman kami selama satu dekade menjalankan program ini:

Teknologi

Organisasi atau bisnis perlu menyediakan teknologi yang dibutuhkan karyawan untuk memungkinkan mereka bekerja secara fleksibel. Sebagian besar pekerja intelektual punya perangkat, data, dan aplikasi yang canggih di perangkat pribadi mereka, dan mereka mengharapkan pengalaman yang sama dari lingkungan kerja mereka.

1. Mulai dengan strategi yang mengedepankan karyawan. Sebuah organisasi wajib mengenali kebiasaan unik karyawannya seperti cara mereka bekerja dan teknologi yang berguna bagi mereka. Buatlah profil karyawan sesuai dengan informasi yang didapat untuk megetahui set aplikasi, data, dan perangkat yang dibutuhkan masing-masing persona karyawan untuk bisa produktif.
2. Evaluasi rekam jejak teknologi yang digunakan saat ini untuk mengetahui apakah teknologi tersebut membantu atau menghambat pekerjaan karyawan. Pastikan teknologi yang disediakan sesuai dengan kebutuhan karyawan dan pertimbangkan kebutuhan dalam sebuah lingkungan kerja modern dimana bekerja bukanlah tentang tempat, tapi merupakan suatu aktivitas. Sediakan teknologi yang tepat - perangkat, peripheral, aplikasi, keamanan, konektivitas - yang memungkinkan karyawan untuk berkolaborasi dari mana pun.
3. Memudahkan penggunaan TI. Menyediakan layanan yang lebih cepat dan efisien
   menggunakan teknologi otomatisasi dan swalayan (self-service) sehingga karyawan bisa dengan mudah menggunakan TI. Contohnya, ubah cara organisasi Anda mengirimkan perangkat keras (hardware) ke karyawan (end user) - mungkin melalui layanan self-service atau pengiriman langsung dari pabrik dengan aplikasi dan pengaturan sudah pre-installed.

Keamanan

Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi organisasi adalah bagaimana membantu produktivitas karyawan yang bekerja dari mana pun tanpa resiko keamanan. Anda tentunya sudah memiliki kebijakan keamanan, jadi sesuaikanlah kebijakan tersebut untuk mengakomodir teknologi dan pendeketan kerja baru. Di era digital, manusia dan data akan semakin terinterkoneksi. Ketika hubungan antara keamanan dan TI terjadi secara berkesinambungan dan saling membantu, manfaatnya akan sangat luar biasa.

4. Jadikan keamanan sebagai bagian integral dari strategi bisnis. Pendekatan terhadap keamanan haruslah tangguh, cerdas, dan otomatis dengan sistem keamanan terintegrasi. Keamanan harus terhubung dengan manusia, proses, dan teknologi di organisasi Anda. Pemahaman profil karyawan harus termasuk dalam kebijakan keamanan dan memungkinkan produktivitas mereka dengan akses, teknologi, dan solusi yang tepat.
5. Amankan seluruh aspek, dari infrastruktur ke aplikasi hingga sistem operasi. Anda perlu merancang keamanan secara mendasar untuk memastikan Anda telah menyederhanakan dan mengatur infrastruktur TI dan kebijakan keamanan sehingga aset data dan TI Anda aman, terlindungi, dan tersedia. Pengamanan tersebut termasuk kebijakan pengelolaan kata sandi, peraturan klasifikasi data, dan penggunaan VPN yang aman untuk akses jaringan dari jarak jauh. Kami terus meningkatkan pengaturan keamanan di Dell untuk menjadi bagian intrinsik dari sistem keamanan, terhubung ke data dan identitas yang menerima akses.
6. Aktifkan perangkat kolaborasi dan komunikasi yang aman. Semua perangkat ini adalah perangkat yang bisa dipakai dimana pun, kapan pun di perangkat apa pun, yang secara efektif menyediakan kapabilitas konferensi dan kolaborasi, baik di kantor, rumah, atau saat sedang bepergian.

Sumber daya manusia

Jika Anda menyediakan fleksibilitas bagi karyawan, Anda perlu membangun budaya yang mendukung fleksibilitas tersebut untuk memastikan semua anggota tim bisa memberikan yang terbaik, secara profesional maupun personal.

7. Bekerja sama dengan semua bagian organisasi ketika membuat kebijakan. Manusia adalah nyawa dari sebuah organisasi dan pendekatan fleksibilitas tenaga kerja yang diterapkan harus bersumber dari strategi bisnis dan operasional organisasi Anda. Anda harus memastikan semua protokol, kebijakan, proses, dan infrastruktur tersedia bagi seluruh anggota tim untuk memiliki alat yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
8. Persiapkan pemimpin dan dengarkan karyawan. Bantu para pemimpin organisasi Anda dengan informasi dan pelatihan untuk mendukung anggota tim mereka dan membantu mereka merasa lebih terhubung. Dengarkan karyawan Anda apa yang efektif bagi mereka dan apa yang perlu ditingkatkan untuk membantu mereka menjadi lebih produktif atau terakomodir di luar kantor.
9. Komunikasi, komunikasi, komunikasi. Yang dimaksud komunikasi termasuk panduan untuk membuat kantor-di-rumah, VPN, perangkat konektivitas, platform, dan peralatan lainnya. Pertimbangkan untuk menawarkan kursus untuk mengatur tempat kerja jarak jauh, membangun hubungan secara virtual, dan berkomunikasi jarak jauh. Hal-hal sederhana seperti sesi "kopi virtual" dan jam bebas kantor adalah contoh cara-cara yang baik untuk membangun hubungan di luar proyek dan ruang kantor tradisional.

Fasilitas

Kami juga harus mengubah cara berpikir tentang investasi tempat kerja, karena beberapa karyawan masih tetap datang ke kantor, meski cara mereka bekerja di kantor pun telah berubah.

10. Berikan kebebasan dan pilihan di area kerja. Kami mengembangkan ruangan-ruangan yang mendorong inovasi, kreativitas, dan kolaborasi yang lebih baik lagi. Tidak ada ruang yang identik. Kami merancang fasilitas kami sesuai dengan kebutuhan bisnis untuk memastikan keberhasilan karyawan kami di kantor.
11. Pertimbangkan cara populasi kantor terhubung dengan populasi virtual Anda. Untuk karyawan yang bekerja di kantor, mereka membutuhkan ruang yang tepat untuk berinteraksi dengan rekan kerja mereka yang bekerja secara virtual. Ini mungkin berarti kantor Anda memerlukan ruang konferensi berukuran lebih kecil dan lebih banyak yang dilengkapi dengan peralatan yang mendukung kolaborasi dan komunikasi.
12. Ambil keputusan berdasarkan data. Bekerja jarak jauh mungkin merupakan perubahan kebiasaan bagi individu maupun organisasi, gunakan kekuatan analisa data untuk mengambil keputusan. Bekerja samalah dengan bagian lain dari organisasi Anda untuk memperhatikan tren- tren yang berkembang, seperti kapan dan dimana orang-orang login ke sistem mereka untuk bekerja, seberapa sering area atau layanan kantor digunakan, atau faktor-faktor eksternal apa saja yang mungkin memerlukan perubahan kebijakan tempat kerja sementara atau permanen.

Program Connected Workplace ini adalah perjalanan bertahun-tahun bagi Dell Technologies, dan kami tahu banyak faktor yang mungkin memaksa Anda untuk mempersingkat jangka waktu implementasi bagi organisasi Anda. Sangatlah penting bagi Anda untuk melihat kemampuan yang telah dimiliki organisasi Anda yang bisa ditingkatkan dengan cepat, amati transformasi apa yang sedang dilakukan yang mungkin bisa dipercepat, dan akhirnya, tetap fokus pada tujuan Anda investasi yang Anda lakukan bisa membantu Anda mencapai tujuan masa depan Anda.

Kombinasi dari semua pendekatan penting ini - teknologi, keamanan, sumber daya manusia, dan fasilitas dalam program Connected Workplace membuat Dell Technologies bisa merekrut dan mempertahankan talenta tenaga kerja terbaik, melindungi kesehatan dan keamanan anggota tim kami, dan menyeimbangkan kebutuhan untuk membantu para pelanggan dan Dell Technologies sendiri bisa tetap menjalankan bisnis.